# Modelo de acuerdo de transmisión y encargo de tratamiento de datos

Versión 1.0 - 1 de septiembre de 2026

Este documento es un modelo para revisión, aprobación y firma. No constituye por sí solo un acuerdo ejecutado y debe completarse con los datos y decisiones de cada copropiedad.

## 1. Partes

**Responsable del Tratamiento:** `[RAZÓN SOCIAL DE LA COPROPIEDAD]`, NIT `[NIT]`, con domicilio en `[MUNICIPIO]`, representada por `[NOMBRE Y CALIDAD]`, en adelante el **Responsable**.

**Encargado del Tratamiento:** **Cristian Daniel Gómez Arbeláez**, persona natural, NIT **1.017.230.874-1**, operador de la marca **Rizoma PH**, con domicilio en Medellín, dirección para notificaciones Calle 118 # 46-155, interior 110, teléfono +57 314 794 7238 y correo `danielarbelaez907@gmail.com`, en adelante el **Encargado**.

## 2. Objeto e instrucciones

El Responsable encarga a Rizoma PH el tratamiento técnico y operativo de los datos personales que determine para la administración de la copropiedad. El Encargado solo recolectará, organizará, almacenará, consultará, transmitirá, actualizará, generará reportes, devolverá, suprimirá o anonimizará información conforme a este acuerdo, a instrucciones documentadas y a la ley aplicable.

Rizoma no podrá usar la información para publicidad, venta de bases, perfilamiento crediticio o finalidades propias incompatibles. Una instrucción que pueda infringir la ley será informada al Responsable antes de ejecutarse, salvo prohibición legal.

## 3. Titulares, datos y operaciones

El alcance puede comprender residentes, propietarios, arrendatarios, consejeros, proveedores, colaboradores, visitantes y otros contactos legítimamente administrados por la copropiedad. Las categorías pueden incluir identificación y contacto, unidad relacionada, comunicaciones, solicitudes, PQRS, tareas, agenda, cartera, comprobantes, soportes, autorizaciones, preferencias y trazabilidad de seguridad.

No se habilitará el tratamiento sistemático de datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes sin una instrucción específica, evaluación jurídica y salvaguardas reforzadas.

## 4. Informes mensuales

La unidad mínima ordinaria de cada informe será un **mes calendario completo**, desde las 00:00 del primer día hasta las 23:59:59 del último día, en la zona horaria de Colombia. El Responsable definirá los indicadores, fuentes autorizadas, fecha de cierre, validaciones y destinatarios. Rizoma distinguirá datos completos, incompletos, corregidos y no verificados y conservará la trazabilidad del corte.

## 5. Obligaciones del Responsable

El Responsable deberá:

1. Definir finalidades legítimas y comunicar instrucciones verificables.
2. Obtener y conservar las autorizaciones cuando sean necesarias o documentar la excepción legal aplicable.
3. Mantener datos exactos, actualizados y pertinentes y limitar el acceso de su equipo.
4. Informar al Encargado sobre reclamos, bloqueos, supresiones, litigios y periodos especiales de conservación.
5. Aprobar las conexiones, cuentas, líneas, plantillas, automatizaciones y destinatarios externos de su copropiedad.
6. No cargar contraseñas, instrumentos de pago, secretos, datos excesivos ni información que no esté autorizada para la finalidad.

## 6. Obligaciones del Encargado

El Encargado deberá:

1. Tratar los datos únicamente por cuenta del Responsable y para el alcance acordado.
2. Mantener separación técnica y lógica entre copropiedades, control de acceso, trazabilidad, cifrado o protección equivalente y procedimientos de respaldo y recuperación.
3. Exigir confidencialidad a quienes intervengan en el tratamiento.
4. Ayudar a atender consultas, reclamos, rectificaciones, revocatorias, bloqueos, supresiones e incidentes.
5. Informar sin dilación indebida los incidentes confirmados o riesgos relevantes y aportar la evidencia disponible sin exponer credenciales.
6. Devolver, exportar, eliminar o anonimizar los datos al finalizar el servicio, según la instrucción y los plazos acordados.
7. Mantener evidencia de las operaciones de administración y seguridad necesarias para demostrar el cumplimiento.

## 7. Proveedores y subencargados autorizados

El Responsable autoriza de manera general, para las funciones efectivamente habilitadas, a **Cloudflare y Sites** para infraestructura; **Google** para OAuth, Gmail, Drive, Calendar y distribución de la extensión; **Meta** para WhatsApp Business Platform; y **OpenAI** para borradores, visión y transcripción limitados. Cada proveedor puede actuar como subencargado, proveedor o responsable independiente según el servicio y sus términos aplicables.

Rizoma aplicará minimización, permisos por copropiedad y controles de revocación, e informará cambios materiales antes de incorporar otro proveedor que reciba datos personales de producción. La inclusión de un proveedor en este acuerdo no demuestra que su integración esté conectada u operativa.

## 8. Transmisiones internacionales

El Responsable autoriza las transmisiones nacionales o internacionales estrictamente necesarias para los servicios habilitados, sujetas a contratos, términos de tratamiento, medidas de seguridad e instrucciones compatibles con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Si un flujo constituye transferencia o requiere una autorización adicional, las partes deberán completarla antes de activarlo.

## 9. Conservación, devolución y eliminación

Durante el servicio se conservarán solo los datos necesarios para las finalidades e instrucciones vigentes. Al terminar:

- el Responsable dispondrá ordinariamente de 30 días para solicitar su exportación;
- Rizoma eliminará o anonimizará los datos de los sistemas activos dentro de los 90 días siguientes, salvo instrucción anterior o deber legal documentado;
- las copias de respaldo que contengan datos eliminados saldrán de rotación en un máximo de 90 días;
- autorizaciones, solicitudes de derechos, decisiones y auditoría podrán conservarse hasta cinco años después del cierre o del último evento relacionado, salvo término legal distinto.

El Responsable puede establecer por escrito periodos especiales cuando exista una obligación legal, contable, contractual, probatoria o de archivo.

## 10. Derechos de los titulares

Las partes coordinarán la atención de consultas y reclamos. Rizoma enviará al Responsable las solicitudes sobre las que este deba decidir y ejecutará las instrucciones de consulta, corrección, actualización, bloqueo, revocatoria o supresión que correspondan. Los canales de Rizoma son `danielarbelaez907@gmail.com` y +57 314 794 7238.

## 11. Vigencia y cambios

El acuerdo rige desde su firma y durante la prestación del servicio, sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad, devolución, supresión, seguridad y atención de derechos que sobrevivan. Todo cambio de finalidad, categoría sensible, proveedor material o canal automatizado deberá documentarse antes de aplicarse.

## 12. Aprobación

Por el Responsable:

- Nombre: `[NOMBRE]`
- Cargo o calidad: `[CARGO]`
- Documento o NIT: `[DATO]`
- Firma: `____________________________`
- Fecha: `____________________________`

Por el Encargado:

- Cristian Daniel Gómez Arbeláez
- NIT 1.017.230.874-1
- Firma: `____________________________`
- Fecha: `____________________________`